我市于2020年9月制定出台《关于印发<天津市儿童福利机构业务档案管理实施细则>的通知》（以下简称《通知》）

一、《通知》的出台背景是什么？

为规范儿童福利机构业务档案管理工作，维护儿童合法权益，民政部联合国家档案局印发了《儿童福利机构业务档案管理办法》。按照文件精神，结合本市儿童福利机构实际，市民政局与市档案局沟通，并通过实地调研、梳理现状、征求意见等方式，联合制定了《市民政局 市档案局关于印发天津市儿童福利机构业务档案管理实施细则的通知》，为规范本市儿童福利机构业务档案管理工作提供了制度保障。

二、《通知》中儿童福利机构业务档案包括什么？

儿童福利机构业务档案具体是指各机构在收留抚养儿童工作过程中（包括进入机构、机构生活、离开机构三个阶段）形成的具有保存价值的文字、图表、实物、音像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

三、《通知》整体内容包括哪几个方面？

《通知》整体内容包括：总则、业务档案的收集、业务档案的整理归档、业务档案的利用、业务档案的保管与移交、业务档案的信息化、附则七大部分，同时为便于儿童福利机构操作，《通知》附件规定了本市儿童福利机构业务档案式样表。

四、《通知》中业务档案怎样进行分类收集整理归档？

儿童福利机构业务档案以儿童为单位进行收集整理归档，按照儿童类别分为五类：

（一）无法查明父母或者其他监护人的儿童;

（二）父母死亡或者宣告失踪且没有其他依法具有监护资格的人的儿童;

（三）父母没有监护能力且没有其他依法具有监护资格的人的儿童;

（四）人民法院指定由民政部门担任监护人的儿童;

（五）其他儿童。

五、儿童福利机构业务档案如何整理归档？

业务档案做好分类收集基础上，整理归档遵循一人一卷、动态管理、利用便捷的原则，具体方法如下：

（一）业务文件材料以儿童为单位归档，每个儿童材料组成一卷，并编制档号，档号结构按照“全宗号-档案门类代码-类别-姓名（身份证号）-卷号”的规则编制。

（二）根据儿童个体差异，确定每卷归档文件材料的具体范围，并按照进入机构、机构生活、离开机构排列文件。每个儿童的卷内材料按流水顺序号编排件号和页号。

（三）在案卷首页上端空白处加盖归档章，并填写有关内容，每卷文件材料按照排列顺序装入档案盒，并编制卷内文件目录、备考表。填写档案盒封面、盒脊的项目。

（四）按照类别编制业务档案案卷目录，加封面后装订成册，一式三份，填写业务档案案卷目录封面项目。

六、儿童福利机构业务档案利用需要注意什么？

儿童福利机构业务档案利用方面需遵守下列规定，并办理登记手续：

（一）业务档案形成、移交单位以及上级业务主管单位因工作需要，可以利用业务档案；

（二）儿童成年后持身份证件，可以利用本人的档案；儿童监护人持身份证件、户口簿、收养登记证或者能够反映监护关系的证明材料，可以利用被监护儿童的档案；

（三）人民检察院、人民法院、公安部门、安全部门和纪检监察部门因办案需要，持单位介绍信可以利用案件相关的业务档案；

（四）律师凭律师执业证书、律师事务所证明，持受理案件法院出具的案件受理通知书或者开庭传票，可以利用与承办法律事务有关的业务档案；

（五）其他单位和个人确因工作需要申请查阅业务档案的，业务档案保管部门确认其使用目的合理的情况下，经主管领导审核，可以查阅。

七、《通知》还规定了什么内容？

《通知》还规定了儿童福利机构要推进业务档案信息化工作，业务档案管理场所应符合国家有关标准，确保档案安全存放。同时也规定在儿童离开机构后，按照有关规定，市级儿童福利机构业务档案向市档案馆移交，区级儿童福利机构业务档案向区档案馆移交。此外，对儿童福利机构业务档案管理人员也规定要加强培训，对于违反国家档案管理规定，造成业务档案失真、损毁、丢失或个人隐私泄露等的，依据相关法律法规追究相关人员责任。