各区县民政局，市直属殡葬单位：

    为进一步加强我市殡葬单位业务档案的规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》、《殡葬服务单位业务档案管理办法》和《天津市殡葬管理条例》，现将《天津市殡葬业务档案管理实施细则》印发给你们，请结合实际认真贯彻落实。

 

                                

 

 2013年12月4日 

 

 

 

 

 

 

 

 

殡葬业务档案管理实施细则  

 

第一条  为规范殡葬业务档案管理，维护殡葬业务档案的完整与安全，充分发挥殡葬档案的作用，更好地为殡葬管理和民生服务，根据《中华人民共和国档案法》、《天津市殡葬档案管理办法》、《殡葬服务单位业务档案管理办法》等法律法规，制定本细则。

 第二条   本细则所称殡葬业务档案，是指殡葬服务单位在殡葬审核、审批、日常管理和服务等业务工作过程中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子数据及实物等不同形式和载体的历史记录。

 本细则适用于天津市直属殡葬服务单位（以下简称殡葬服务单位），各区县殡葬服务单位可结合自身业务实际参照执行。

 第三条  殡葬业务档案按照不同业务分为七个类别。分类设置为：火化业务类、骨灰存放类、站点承办类、海葬类、国际运尸类、公墓（一般）安葬类、民族安葬类，以类别名称为分类标识（把各类材料年度的确定方式注明）。归档的殡葬文件材料按照类别—年度进行整理。

 第四条  对于本细则中未涉及归档管理的各类业务单据，由所属单位业务办理职能部门留存保管，保管期限由殡葬服务单位根据实际情况确定，并制定此类业务单据的管理办法，报上级业务部门备案。

 第五条  殡葬业务文件材料立卷（件）应符合归档要求。遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间有机联系，便于利用。做到装订整齐、书写规范、编目准确、卷内文件材料排列有序。

第六条  殡葬业务文件材料的归档整理，按照火化业务类、骨灰存放类、站点承办类、海葬类、国际运尸类、公墓（一般）安葬类、民族安葬类七个单元进行排列，并按规定进行排序、编目、整理。在业务办理完毕30日内，国际运尸类于次年1月10日前，公墓安葬类在业务完毕后7日内，向所属单位业务档案管理部门移交。（具体范围见附件1）

（一）第一类别：火化业务类材料。应由殡葬服务单位殡仪科工作人员按要求收集整理，以死者为单位进行整理，按照业务办理的时间顺序进行排序。

 1.居民死亡证、非正常死亡尸体处理通知书及有关资料 

 2.殡葬服务洽谈单及遗体火化登记单

 3.丧事承办人身份证复印件

 4.火化证领取记录、骨灰盒领取登记记录

 5.礼厅告别、火化确认单

（二）第二类别：骨灰安放类材料。应由殡葬服务单位骨灰管理科工作人员按要求收集整理，以死者为单位进行整理，每位死者所形成的资料装订为一件，并以件为单位按照业务办理的时间顺序进行排序。

 1.新办：

（1）骨灰存放协议书

（2）骨灰存放单、续存单

（3）丧事承办人身份证复印件（外来业务）

（4）火化证明复印件或原骨灰存放证明（外来业务）

 2.续存：

（1）骨灰存放协议

   （2）骨灰存放单、续存单

 3.补办：

（1）无证补办证明

   （2）骨灰存放协议

   （3）骨灰存放单、续存单

（三）第三类别： 站点承办类材料。应由各单位站点工作人员按要求收集整理，以死者为单位进行整理，每位死者所形成的资料装订为一件，并以件为单位按照业务办理的时间顺序进行排序。

 1.殡葬服务洽谈单

 2.遗体运送订车单

 3.存放协议（遗体处置完毕后）

 4.一代身份证办理复印件

（四）第四类别：国际运尸类材料。应由国际运尸业务员按要求收集整理，以死者为单位进行整理，按照业务办理的时间顺序进行排序。

 1.死亡证（复印件）

 2.身份证明（复印件）

 3.出境证

 4.卫检申报单

（五）第五类别：海葬类材料。应由殡葬服务单位承办海葬工作人员，按要求收集整理，以死者为单位进行整理，按照业务办理的时间顺序进行排序。

 1.骨灰撒海登记表

 2.代撒委托书

 3.单撒协议书

（六）第六类别：（一般）公墓类材料。应由墓地业务厅工作人员按要求收集整理，以墓穴为单位进行归档，退穴业务所产生的业务单据不予保留业务档案，应及时销毁；未到期迁出业务的档案保存期限：一般公墓自迁出之日起保存5年。（具体归档范围见附件1）

（七）第七类别：（民族）公墓类材料。应由回民公墓业务厅工作人员按要求收集整理，以墓穴为单位进行整理。（具体归档范围见附件1）

 第七条  经检查排列顺序无误，按以下要求做好案卷的编目工作。

 （一）编写页号（见附件2）

在有文字、图表、照片的每页正面右上（下）角，在能够显示字迹处书写阿拉伯数字，空白页、卷内目录、备考表均不编写页号，每册均从1开始编写。

 （二）编写卷内目录（见附件3）。

1.格 式：页面：A4纸，水平居中，字体：小四号宋体字打印目录内各项。

2.序 号：每位死者的所有材料为一个序号。

3.责任者：填写整理资料的部门名称

4.题 名：材料标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。

5.日 期：材料形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如1999年9月9日标注为19990909。

6.页 数：用阿拉伯数字填写每一份材料的起始页号。

7.将打印的卷内目录依据类别、保管期限分别装订成归档目录册并编制封面。归档文件目录封面设置全宗名称、全宗号（不填）、类别、年度、保管期限（见附件4）。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称。

8.归档文件卷内目录应一式二份，一份上交档案部门留存，一份交给业务档案接收部门，并将卷内目录的电子版对接到业务档案专用软件。

9.编目要录入计算机，建立目录数据库，有条件的建立全文数据库。

（三）填写备考表（见附件5）

1.盒内文件情况说明：填写盒内文件材料有无缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。由填写人签名，并标注情况说明的日期。

2.整理人：负责整理归档文件的人员姓名，并标注归档的日期。

3.检查人：由档案工作负责人在检查归档材料齐全有效后签名。

4.备考表置放在卷内目录之后，并将左上角粘在一起放在文件之上。

 (四)案卷的装订。

1.拆除文件材料上的金属物，对热敏纸、破损、褪色的文件材料，进行修复或复制。

2.有关表格，字头方向应向上或向左。

3.文件材料应按适当厚度装订成册，每册文件的装订一般不超过2CM，超出的应适当分卷。

4.装订文件材料时应将右边和下边取齐。

5.采取不锈钢钉装订或“三孔一线”装订法。

6.装订要牢固、整齐、美观、不丢页、不错页、不订反、不损坏文件、不防碍使用。

 （五）案卷的装盒（见附件6）

1.档案盒应采用无酸纸制作，盒脊厚度可以根据需要选择20mm、30mm、40mm等规格。

2.将归档文件按室编盒号、件号顺序装入档案盒内，并填写档案盒封面、盒脊背（见附件7）。档案盒封面、盒脊背分别设置全宗名称、殡葬档案类别、保管期限、年度、盒号、起止册号等项。

3.全宗名称：立档单位全称，加盖单位长条章。

4.档案类别：档案分类名称（见附件1）。

5.时  间：案卷文件产生的时间。

6.保管期限：按照《天津市殡葬业务档案归档范围和保管期限表》（见附件1）由档案室统一盖章标注。

7.归档号：按照保管期限分别排列序号，由档案室统一盖章标注。

第八条  档案的移交

（一）以各职能部门为归档单位，将收集整理好的案卷材料向业务档案室移交。

（二）移交档案时必须填写《档案移交清单》，打印一式二份，交接双方各执一份。

第九条  档案的查阅、利用

（一）殡葬档案主要供殡葬服务单位使用。

（二）业务档案一律不予外借，一般只能在档案室内查阅，不准携带到其他地方。出具相关证明的殡葬档案复印件，需加盖档案保管部门的印章方为有效。严禁对所查阅的殡葬档案进行损毁、涂改、抽换、圈划、批注、污染。

（三）严格遵守档案保密制度，不准泄密，如发现档案遗失，应及时向行政负责人汇报。

（四）档案管理员要严守机密，不得随意摘抄、传播业务档案内容，不准私自进行复印。任何人未经批准，不得私自将档案带出档案室，不得向外传播业务档案内容。

第十条  档案的销毁

（一）对保管期限届满，需要销毁的殡葬档案，业务档案管理部门应当对其进行鉴定 ，有继续保存价值的继续保存至永久，无保存价值的予以销毁。

（二）对于需要销毁的殡葬档案 建立销毁清册，载明销毁档案的时间、类别和数量，确保销毁的档案没有漏销和流失，各单位档案销毁领导小组在销毁清册上签字，并监督销毁过程。

（三）销毁清册和殡葬档案目录册属于永久保存。

第十一条   档案的保管

（一）要配置专用库房，档案库房是机要重地，除管理人员外，其他人不得随意进入档案库房。

（二）根据需要配备空调、去湿机、换气扇、灭火器、照明、温湿度表等档案设施设。档案保管要符合防火、防盗、防虫、防霉、防灰尘、防潮湿、防高温等要求，并定期进行保养，使各种设备始终处于良好状态，确保档案安全保管。

（三）库房内严禁吸烟和存放易燃、易腐、易爆物品。

（四）库房内除密集架、档案装具和归档范围内的文件外，不得摆放任何与档案库房无关物品，档案装具排放，应做到整齐划一，符合通风、防尘要求。

（五）库房及柜箱钥匙必须由专人负责保管，不得丢失。

第十二条  未尽事宜参照相关规定执行。

第十三条  本实施细则自颁布之日起执行。二○一三年一月一日所产生的殡葬业务档案均按照此细则要求进行整理。

 附件：1.殡葬业务档案归档范围和保管期限表

2.卷内封面格式

3.卷内目录格式

4.卷内备考表格式

5.殡葬档案目录封面样式

6.档案盒封面格式

7.档案盒盒脊格式

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

附件1

 

殡葬业务档案归档范围和保管期限表

 

 

附件2

 

卷内封面样

页号

1       ××××资料

页                                                

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

填写说明：首页的右上（下）角标注页号

 

 

 

附件3

 

卷 内 目 录 格 式

 

类号：   火化业务     分类号：  01     盒号：  000127      册号：  001

填写说明：

1．序 号：填写每件文件的排列顺序号，每一册的序号都从“001”开始。

2．责任者：承办部门。

3、身份证号：死者身份证号，必须填写。

4、题 名：文件摘要内容

5．日 期：填写文件的形成时间。

4．页 号：填写每份文件的起始页号。

 

 

 

附件4

殡葬档案目录封面样式

 

殡葬档案目录   全宗名称：天津市第一殡仪馆 全宗号：(不填) 类  别：站点承办类 年  度：2013年 保管期限：5年     编制单位：××站点 编制日期：20130130

填写说明：

1．全宗名称：填写立档单位的名称。

2．全宗号：不填

3．类  别：填写该目录下殡葬档案的具体类别名称。

4．年  度：填写该目录的形成年度，以四位阿拉伯数字表示。

5．编制单位：填写该目录的编制单位名称。

6．编制日期：填写该目录的编制时间。

附件5

卷内备考表格式

 

填写说明：

1．本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

2．立卷入：负责整理归档文件的人员姓名，并标注归档的日期。

3．检查人：由档案工作负责人在检查归档材料齐全有效后签名，并注情况说明的日期。

4．立卷时间：填写立卷完成的日期。

 

附件6

档案盒封面格式

 

全宗名称：天津市第一殡仪馆         档案类别：站点承办类 （殡葬服务洽谈单、遗体火化登记单遗体、接收证遗体冷藏、存放协议）

 

 

       

附件7

档案盒盒脊格式

全宗号  （不填）

年度   2012年

保管期限   5年

类别    站点承办类

室编册号       1∕2

室编盒号          1

填写说明：

1．全宗号：不填

2．类  别：填写本盒档案的所属具体类别名称。

3．年  度：填写本盒档案的所属年度，以四位阿拉伯数字表示。

4．室编册号：填写盒内第一册档案和最后一册档案的室编卷号，中间用“一”号连接，以年为单位序号排列流水。例如：2012年火化业务类3盒，每盒3册，室编册号分别为：1-3；4-6；7-9，2013年火化业务类室编册号从1再重新开始。

6．室编盒号：每一类别档案独立进行序号排列。序号排列不受年代限制。例如：2012年站点承办类盒号“1-12”，2013年即从“13”开始排序。